แชร์ 4 ปัญหาของการเบิกเงินล่วงหน้าที่ Human resource ต้องเจอ

[Jessicas]

แชร์ 4 ปัญหาของการเบิกเงินล่วงหน้าที่ Human resource ต้องเจอ
โดยปกติแล้ว แต่ละองค์กรมักจะมีกระบวนการเขียนคำร้อง ขอเบิกเงินเดือนล่วงหน้าผ่านกระดาษ และใช้ไฟล์ Excel บันทึกข้อมูล เพื่อให้ HR และฝ่ายบัญชีเห็นภาพรวมในแต่ละเดือน ซึ่งการทำสัญญาขอเบิกเงินผ่านกระดาษ อาจสร้างความเสี่ยงมากมาย ที่ส่งผลกระทบต่อบริษัทโดยตรง

ในบทความนี้ จะมาแชร์ 4 ปัญหาที่ Human resource ต้องเจอ ในการใช้ระบบเบิกเงินล่วงหน้าผ่านกระดาษ เพื่อให้การพิจารณาใช้โปรแกรม Payroll เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น และเพิ่มความสะดวกสบายให้พนักงานได้จริง หากพร้อมแล้ว เราไปดูกัน
คำนวณยอดเงินผิดพลาด
การเขียนคำร้องเบิกเงินในกระดาษ มีความเสี่ยงต่อการคำนวณเงินได้ผิดพลาด ทั้งจากการคีย์ข้อมูลซ้ำ จากกระดาษลงบน Excel หรือระบบบัญชี ไปจนถึงการกรอกตัวเลขผิดตั้งแต่ต้น ทำให้ฝ่ายบัญชีรวมตัวเลขผิดโดยไม่รู้ตัว ส่งผลให้ต้องแก้ไขเงินเดือนย้อนหลัง
เอกสารสูญหาย
อีกหนึ่งปัญหาของการกรอกแบบฟอร์ม บนกระดาษที่เห็นได้ชัด คือ เอกสารสูญหายโดยไม่รู้ตัว เพราะแบบฟอร์ม ใบอนุมัติ และหลักฐานการจ่ายเงิน มักถูกเก็บแยกตามฝ่าย ทำให้เสี่ยงต่อการสูญหาย เมื่อต้องการตรวจสอบย้อนหลัง ทั้งยังเสี่ยงต่อการที่ HR ลืมโอนเงินให้กับพนักงานโดยไม่รู้ตัว
ทำผิดนโยบายบริษัทโดยไม่รู้ตัว
การทำงานผ่านกระดาษ อาจสร้าง Human error ของฝ่ายบัญชีได้ง่าย เนื่องจาก แต่ละบริษัทก็มีการกำหนดจำนวนเงิน ที่สามารถเบิกได้ และข้อจำกัดด้านระยะเวลา รวมถึงจำนวนครั้งที่สามารถเบิกต่อเดือนที่แตกต่างกัน หากฝ่ายบัญชี และ HR กรอกข้อมูลลงในไฟล์ผิด
เสี่ยงต่อการเข้าใจผิดกับพนักงาน
ความคลาดเคลื่อนของข้อมูล ทำให้พนักงานเกิดความไม่พอใจ และมองว่าบริษัทไม่มีความเป็นมืออาชีพ ในการจัดการเอกสารมากพอ อาจนำไปสู่ข้อโต้แย้งเรื่องเงินเดือน ระหว่างพนักงาน และฝ่ายบัญชี

ขอบคุณข้อมูลจาก https://cloud-ta. com/
Tags : human resource